Причина отмены заказа: что написать клиенту

Отмена заказа - неприятная ситуация как для покупателя, так и для продавца. Правильно сформулированное сообщение об отмене поможет сохранить репутацию и минимизировать негатив. Рассмотрим, как корректно сообщить клиенту об отмене его заказа.

Основные причины отмены заказов

Как правильно сообщить об отмене

1. Структура сообщения

• Извинения за доставленные неудобства
• Четкое указание причины отмены
• Предложение альтернативы (если возможно)
• Информация о возврате средств (если были оплаты)

2. Примеры сообщений

При отсутствии товара:

Уважаемый клиент! К сожалению, товар из вашего заказа №12345 временно отсутствует на нашем складе. Мы уже оформили возврат средств на вашу карту, который поступит в течение 3-5 рабочих дней. В качестве компенсации предлагаем вам скидку 10% на следующий заказ.

При технической ошибке:

Добрый день! При обработке вашего заказа произошла техническая ошибка, в результате которой товар был ошибочно показан в наличии. Приносим свои извинения за доставленные неудобства. Мы можем предложить вам аналогичный товар с дополнительной скидкой 15%.

Что не стоит писать при отмене заказа

• Расплывчатые формулировки без конкретной причины
• Обвинения в адрес клиента (если это не его ошибка)
• Излишне формальные шаблонные фразы
• Информацию без предложения решения

Как минимизировать негатив

1. Сообщайте об отмене как можно раньше
2. Предлагайте альтернативные варианты
3. Предоставляйте бонусы или скидки на будущие покупки
4. Будьте вежливы и искренни

Важно!

Если отмена произошла по вине клиента (например, при указании неверных данных), сообщите об этом максимально тактично, предложив варианты исправления ситуации.